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黄海制药试运行ERP的总结与思考
来源:新工业网  作者: 孙爱娟 2024-04-10 08:45:02
上海黄海制药有限责任公司成立于1970年,是一家拥有50余年药品研发和生产历史的中小型高新技术企业。长期以来和多家研究机构合作,借助中医药传承创新基地——中医药大学及华东理工大学的研发技术,拥有处方药33个和非处方药21个。

上海黄海制药有限责任公司(以下简称"黄海制药")成立于1970年,是一家拥有50余年药品研发和生产历史的中小型高新技术企业。长期以来和多家研究机构合作,借助中医药传承创新基地——中医药大学及华东理工大学的研发技术,拥有处方药33个和非处方药21个。并且配套多条中西医独立生产流水线。聚焦国际临床治疗空白,采用产学研医合作模式,与商业化运作相接合,形成数个高标准、高起点的自主创新产品,如:扶正化瘀、芪麝丸等。产品市场分布在上海、安徽、河南、北京、辽宁等全国多个省市,产品质量赢得了新老客户的好评。

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2021年起随着新资本的注入,公司性质由老牌国有制药公司转型为具有独特竞争优势的混合所有制公司。“创造、聚焦、合作”是企业值得坚守和践行的核心理念。未来,公司将放眼于全球产学研医大合作模式的探索,努力使积淀数千年的中医药瑰宝成为“越民族、超国际”的成功典范。新的领导层,新的理念,顺应社会发展需求,为实现企业长期战略目标,提升企业总体管理水平,提高企业工作效益,优化资源配置,决定开始实施ERP。

黄海制药在实施ERP过程中出现的问题

(一)实施ERP缺乏企业高层的支持

黄海制药是由老牌国有制转型为具有独特竞争优势的混合所有制,原先走的是传统国有体系的老路线,财务管理制度相对比较传统,明显已经跟不上黄海制药现在的高速发展速度。虽然实施ERP系统对财务工作进行了模块化管理,有效的降低财务工作的人力成本,大大提升了工作效率,但是事情总有利弊两个方面,在进行数字化改革的过程中,总会遇到挫折,因为实施ERP对于老的财务架构会产生很大影响,同时也引起部分人的抵抗情绪,再加上在建设之初,不可能马上就出效果,这时如果没有高层领导的支持,是不可能顺利进行的。

(二)实施ERP出现新老系统不融合和部门沟通不畅通

随着黄海制药经营规模的不断扩大,业务量呈现出大幅度上升的趋势,期初企业仅考虑到部门的需求,启用了销售ECP系统、费用报销苍穹系统、致远OA审批系统、钉钉员工打卡系统。各个系统彼此关联度不高,数据分散在各自不同的系统中,分别归属各部门管理,难以有效发挥统筹管控作用。

虽然国内外有很多使用ERP成功的经验,但是在ERP上线过程中还存在很多的问题,再加上黄海制药是有50年发展历程的老国有企业,有自己一套经营方式,同时还有国企的文化底蕴。如果不考虑到黄海制药的实际发展状况和企业文化,仅仅是为了上ERP,生搬硬套其他企业的成功模式,很难达到预期的效果。假如效果不理想,不但加快不了企业前进的步伐相反把黄海制药本身的发展节奏拖慢。黄海制药的规模虽然不大,但重复无效率的投入也可能造成极大的浪费,因此企业在建设ERP的过程中,需要加强新老系统的融合,增进各部门沟通,稳抓稳打的走好每一步,才不会这给企业造成负面影响。

(三)ERP管理信息化建设存在安全隐患

在实施“以数治税”的背景下,国家大力支持财务数字化的发展,黄海制药随着经营规模的不断扩大,数据数量不断增加,企业也需要财务数字化发展,因此实现数字化信息安全问题成为重中之重。我们日常工作中每天都涉及到数据整理、数据分析、数据统计、数据保存等等。再加上ERP涵盖了整个黄海制药运营中的各项财务信息,在对大量数据加工处理过程中,难免会有下面的事情发生,比如:硬件设备故障,突然断电等问题等等。如果情况严重的话,也许会把重要数据丢失。不得不防的是:ERP遭到病毒入侵或者不法人员的攻击,或者由于企业员工缺乏保密意识,造成重要信息泄露,尤其我们是医药制造企业,许多的工艺配方和高新技术资料全部都在信息系统中,万一被窃取将会造成更严重的经济损失。因此,黄海制药在使用ERP过程中存在诸多安全隐患。

(四)财务人员的水平有限,无法满足ERP模式的充分应用

黄海制药建立ERP的过程中,首先是高层管理人员的决议做后台保障;其次就是在实施的进程中企业员工的通力配合来完成。平常的一些重复性高、效率低的简单核算工作,经过标准化、流程化的处理后,高效的完成了。这样以来明显降低了财务人员核算的工作量,可以使财务人员腾出时间分析数据、提升自己,参与到预测决策等管理会计工作中。但是,管理会计对财务人员综合素质要求比较高,不仅要求财务人员能够运用财务信息为企业经营决策提供数据支撑还要求财务人员具备一定的信息化技能。作为一名长期做核算的财务人员面对转型这些问题是很焦虑的。另外,实施ERP后,财务人员的工作按模块划分,比如应收模块、应付模块、固定资产模块、供应链模块、生产成本模块,每个人都负责一个专门的模块,财务人员只能集中处理自己负责的模块,对其他模块的流程不太了解。工作过于单调乏味,财务人员综合素质得不到提高,大大降低了财务人员的积极性。

黄海公司针对实施ERP出现的问题应采取的措施

(一)黄海制药高层大力支持实施ERP

黄海公司最高层领导率先甩掉传统的管理模式包袱,根据经营特点和医药行业发展动态,努力学习,提高自己对ERP的认识度。通过学习,逐渐打消种种顾虑,认识到通过ERP可以使企业的长期与短期规划相融合,着眼于企业整体,可以充分合理的调配企业的各类资源,起到统筹全局规划长远的作用。黄海公司最高层领导以身作则,带头参与组织ERP的实施准备工作,重新梳理公司组织架构,批准成立ERP项目组,委派熟识生产流程又精通IT的公司副总经理为项目组长,以IT信息部门为先行官,联合财务部及各部门技术骨干成员启动ERP。同时聘请用友公司专业的技术团队,指导ERP相关工作,并按照分工做好前期的各项准备工作,包括模式的选择、系统的构建、人员的配备方案等。为了更好的完成这些工作,首先深入了解黄海制药的财务工作状况,从总体工作量、详细工作流程等入手,详细调研梳理生产工艺流程,搭建BOM为财务工作的集中和简化设计提供基础数据。

(二)加强新老系统融合和部门沟通,完善内部管理

当前市面上“大数据云计算物联网人工智能”等新兴技术蓬勃发展,黄海制药信息化建设也相应发展起来,启用了销售ECP系统、费用报销苍穹系统、致远OA审批系统、钉钉员工打卡系统,这些信息子系统相对完备。由于在启用时缺乏统筹考虑与整体规划,信息化建设过程中各子系统相互独立,分别归属部门管理,各个系统融合程度不高,数据也比较分散,难以有效发挥信息化的统筹管控作用。而新建ERP往往需要投入大量的人力、物力,系统实施成本很高,如果没有统筹规划容易导致系统重复建设,造成资源浪费。因此,黄海制药经过多方调研、讨论,最终决定充分利用原有系统信息,建立新旧系统的数据关联,打破数据壁垒,形成业务管理闭环,实现信息数据资源的有效共享。

比如重新整理物料统一编码,重新梳理客户、供应商统一编码,通过接口把销售ECP系统、费用报销系统、OA审批系统与企业ERP财务系统衔接,有效整合企业内外部信息资源,实现资源的集中优化与共享,提升企业财务信息化水平,推动财务的数字化转型进程。黄海制药在不具备开现场会议的不利形势下,ERP项目组将工作全部搬到线上,通过腾讯会议,积极坚持推进工作,建立一个完善的信息交流平台。平台的搭建有效的增加了各部门之间的沟通,提高了工作效率。因为ERP操作流程是扁平的线状流程方式,第一步流程没有及时准确的上报都会影响到下一个流程甚至导致整个流程的停滞。比如ERP的应收模块中,销售订单没有录入就不能开出货单,紧跟着销售发票不能开,导致销售成本无法计算。有了信息交流平台,只要在平台上选中相关的人员,直接提醒录入单据,就可以马上得到答复,大大提高黄海制药内部各部门之间沟通的效率和质量,既可以互相监督、协调发展,又确保流程畅通,使数据及时准确上报,完善了内部管理。

(三)加速集团公司信息化建设

黄海公司针对ERP的信息安全隐患,采取了许多措施。首先在使用ERP系统的前期对大数据技术可能存在的风险因素进行评估,并针对可能出现的风险提前做好防范措施,尽量将风险控制在可承受范围内。在加强防范的同时,黄海制药在内部加强宣贯,提高黄海制药员工信息安全风险防范意识,自定义计算机备份数据时间,一般5分钟备份一次,尽量避免突发事情的发生,减少因突发事件丢失数据的可能性。在黄海制药内部的员工设定访问权限,防止重要财务数据意外丢失或者被恶意删除,影响企业发展。

具体细则如下:

一是黄海制药用户访问权限控制,强化权限管理。根据部门管理需求合理设置访问权限,对超级用户权限的设定要规范,做到定期检查,等ERP系统建设完,及时收回黄海制药外部人员账号,防止系统信息泄露。

二是加强网络安全教育,定期实施检查,强化ERP系统使用人员的安全意识。禁止设置简单的登录密码、强制定期更换用户密码、短暂离开电脑及时锁屏,防止账号被黑客利用,窃取公司商业机密。

三是每日下班后10分钟进行数据物理备份。保证企业信息网络遭到破坏造成数据丢失时,能以最短的时间快速恢复历史数据,将损失降低最低点。

四是增加信息安全投入。定期进行软件系统升级与硬件设备维护,安装防火墙对财务的终端采取必要的措施防止病毒入侵,保障数据安全

(四)加强管理会计信息化知识培训,提高财务人员综合素质

实施ERP后,工作虽然专业化了,但是很单一,导致财务人员综合财务素质得不到提升,没有工作积极性。黄海公司针对这方面,对财务人员实施轮岗制,定期对财务人员的岗位做调整,使企业员工的工作不再枯燥单一,同时也提升了财务人员的综合能力。还有另外一个好处是,万一某个岗位的员工不在,其他人可以随时接替,保证工作正常有序进行。财务人员自身也要做好从核算型向管理价值创造型转变的准备。定期参加企业组织管理会计学习和财务软件应用相关的信息化知识,能掌握相关的操作技巧,对财务数据进行深层次的分析。企业加强了财务人员对业务流程和生产工艺的培训,通过了解流程,利用信息整合,提高对企业财务数据的管理能力,达到能参与支持企业的经营决策的水平。

黄海制药强化日常财务考核工作,通过考核调动财务人员由核算型向管理型转变的积极性、主动性和创造性,从而提高企业整体管理会计水平。与此同时,黄海制药重视企业文化建设,定期组织团建文化活动,不断提高企业员工之间的工作默契,提升员工的主观能动性。

结束语

总而言之,随着数字化时代的来临,黄海制药顺应时代潮流,积极实施ERP对将来的发展有着重要的意义。虽然尚在起步阶段,但已经扎扎实实的迈好了第一步,接下来稳抓稳打结合黄海制药实际情况,合理布局,明确各部门工作职责,在从上到下的指导,再从下到上的通力配合,一定能完成企业数字化转型,同时控制成本,提高效益,走上健康发展的道路。

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